Vill du arbeta i en central och verksamhetsnära roll där du får kombinera administration, koordinering och ledningsstöd? Vi söker nu en strukturerad och proaktiv chefsadministratör och koordinator till en verksamhet inom IT-infrastruktur. Här får du möjlighet att arbeta i en dynamisk miljö med många kontaktytor och bidra till att skapa struktur, effektivitet och framdrift i organisationen.

Om rollen

Som chefsadministratör och koordinator blir du en nyckelperson i verksamheten och ett viktigt stöd till chef och ledningsgrupp. Rollen innebär ett brett ansvar där du arbetar självständigt med planering, samordning och uppföljning av aktiviteter samtidigt som du säkerställer att den dagliga verksamheten fungerar smidigt och effektivt.

Du har en central position med nära samarbete över olika funktioner och bidrar till att skapa god kommunikation, struktur och samordning inom organisationen.

Arbetsuppgifter

I rollen kommer du bland annat att:

Ge kvalificerat administrativt stöd till chef och ledningsgrupp.
Planera, koordinera och följa upp aktiviteter, initiativ och leveranser.
Samordna och organisera möten, workshops, konferenser och tjänsteresor.
Fungera som en central kontaktpunkt mellan olika interna och externa intressenter.
Ta fram, sammanställa och kvalitetssäkra presentationer, rapporter och beslutsunderlag.
Hantera informationsflöden och säkerställa en effektiv administrativ struktur.
Stödja arbetet med planering, kommunikation och uppföljning inom verksamhetsområdet.
Bidra till kontinuerliga förbättringar av rutiner och arbetssätt.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

Erfarenhet av administrativt arbete på chefs- eller ledningsnivå.
Tidigare erfarenhet av koordinering, planering och uppföljning av aktiviteter eller projekt.
Mycket goda kunskaper i Microsoft 365, särskilt PowerPoint, Excel och Outlook.
God förmåga att uttrycka dig professionellt i tal och skrift på både svenska och engelska.
Erfarenhet av att arbeta självständigt med flera parallella arbetsuppgifter.

Det är meriterande om du har erfarenhet från IT-verksamhet eller större organisationer.

Personliga egenskaper

För att lyckas i rollen är du:

Strukturerad och noggrann.
Självgående och initiativtagande.
Serviceinriktad och prestigelös.
Kommunikationsstark med god samarbetsförmåga.
Flexibel och van att hantera många kontaktytor samtidigt.
Van att prioritera och skapa ordning även i ett högt arbetstempo.

Vi erbjuder

Du får en varierande och utvecklande roll där du arbetar nära verksamheten och ledningen. Här får du möjlighet att påverka, bidra till effektiva arbetssätt och vara en viktig del av en organisation med stort fokus på samarbete, struktur och utveckling.

Låter detta som nästa steg i din karriär? Välkommen med din ansökan redan idag!

Om Poolia

Poolia är ett rekryterings- och bemanningsföretag som ser till att individer och verksamheter i Sverige och Norden utvecklas och gör skillnad. Vi är experter på ekonomi, administration, HR och andra viktiga funktioner som får organisationer att fungera. Snabbhet, relevans och relationer präglar vårt arbetssätt – och i centrum står alltid människan.

Arbetslivet är i ständig förändring. Gamla behov förändras, nya kompetenser efterfrågas, och både företag och människor söker efter sin nästa riktning. Vägen dit är sällan spikrak – utan består ofta av en l labyrint av val, vägskäl och osäkerhet. Det är här Poolia kommer in. Sedan starten har vi haft ett uppdrag: att vara guiden genom den labyrinten. Att koppla samman företag med rätt kompetens, och människor med rätt uppdrag. Att göra arbetslivet bättre. För individen, för verksamheten och för samhället i stort. För oss handlar det inte om att fylla en tom stol. Vi vet att en riktigt bra matchning handlar om att människors erfarenheter och värderingar ska passa ihop med företagets behov och kultur. Vi lyssnar noga, ställer rätt frågor och vågar ifrågasätta. För vi tror inte på tur – vi tror på träffsäkerhet.

Chefsadministratör ledande aktör inom försvarsindustrin