Vi söker nu en strukturerad och proaktiv Department Coordinator & Business Support. Uppdraget startar den 2 november 2026 och sträcker sig till och med den 30 april 2027.

Om rollen

I rollen som Department Coordinator & Business Support får du en central funktion där du stöttar ledning och verksamhet genom att skapa struktur, koordinera aktiviteter och säkerställa att viktiga processer och prioriteringar drivs framåt.

Du arbetar nära ledningen och stöttar inom bland annat koordinering, kommunikation, ekonomisk administration och olika verksamhetsprocesser. Rollen passar dig som är strukturerad, självgående och proaktiv samt trivs med många kontaktytor.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

Koordinera kalendrar, möten, agendor, protokoll och uppföljningsaktiviteter.
Stötta planering och genomförande av workshops, konferenser och event.
Koordinera planering, rapportering och verksamhetsuppföljning.
Stötta ledningen med ekonomisk och administrativ uppföljning.
Hantera inköp, fakturor och andra administrativa uppgifter.
Säkerställa struktur och ordning i dokumentation och information.
Koordinera internkommunikation.
Stötta onboarding och praktisk koordinering för nya medarbetare.
Samarbeta med olika interna kontaktytor för att skapa effektiva arbetssätt.

Vi söker dig som har

Stark administrativ och koordinerande förmåga.
Förståelse för ekonomi och affärsadministration.
Erfarenhet av att stötta flera intressenter i en snabbrörlig miljö.
Förmåga att hantera konfidentiell information med stor diskretion.
Erfarenhet av tvärfunktionellt arbete och interna processer.
Förmåga att arbeta självständigt, strukturerat och proaktivt.
Mycket god kommunikativ förmåga på svenska och engelska.
Erfarenhet från en administrativ, koordinerande eller projektstödjande roll.
Goda kunskaper i Microsoft 365, exempelvis Outlook, Teams, Excel, PowerPoint och Word.

Om Poolia

Poolia är ett rekryterings- och bemanningsföretag som ser till att individer och verksamheter i Sverige och Norden utvecklas och gör skillnad. Vi är experter på ekonomi, administration, HR och andra viktiga funktioner som får organisationer att fungera. Snabbhet, relevans och relationer präglar vårt arbetssätt – och i centrum står alltid människan.

Arbetslivet är i ständig förändring. Gamla behov förändras, nya kompetenser efterfrågas, och både företag och människor söker efter sin nästa riktning. Vägen dit är sällan spikrak – utan består ofta av en l labyrint av val, vägskäl och osäkerhet. Det är här Poolia kommer in. Sedan starten har vi haft ett uppdrag: att vara guiden genom den labyrinten. Att koppla samman företag med rätt kompetens, och människor med rätt uppdrag. Att göra arbetslivet bättre. För individen, för verksamheten och för samhället i stort. För oss handlar det inte om att fylla en tom stol. Vi vet att en riktigt bra matchning handlar om att människors erfarenheter och värderingar ska passa ihop med företagets behov och kultur. Vi lyssnar noga, ställer rätt frågor och vågar ifrågasätta. För vi tror inte på tur – vi tror på träffsäkerhet.