Är du en strukturerad och proaktiv administratör som trivs i en central stödfunktion nära ledning och beslutsfattare? Vi söker nu en Administrativ Assistent som vill bidra till ökad effektivitet genom kvalificerat administrativt stöd och samordning.

Placering: Södertälje
Omfattning: Heltid
Typ av roll: Konsultuppdrag
Start: 19 Oktober 2026
Uppdragets slutdatum: 31 Januari 2027

Om uppdraget

I rollen ansvarar du för att ge kvalificerat administrativt stöd till chef och ledningsgrupp. Du arbetar proaktivt, förutser kommande aktiviteter och utmaningar samt bidrar till att skapa struktur, effektivitet och god kommunikation i verksamheten.

Rollen innebär samarbete med flera kontaktytor, både internt och externt, och du förväntas bidra till såväl operativa som strategiska beslut genom att stödja ledningens arbete.

Arbetsuppgifter

Proaktivt hantera kalender, inkorg, resor och tidsplanering.
Identifiera, följa upp och bevaka aktiviteter, deadlines och åtgärdspunkter.
Ge kommunikationsstöd och säkerställa språklig konsekvens i material och kommunikation.
Uppdatera intranät samt kommunicera viktig information.
Hantera korrespondens och arkiv.
Fungera som informationssamordnare och bygga samt underhålla interna och externa nätverk.
Stödja prognosarbete, fakturering samt hantering och godkännande av inkommande fakturor och utlägg enligt gällande riktlinjer.
Koordinera onboarding- och offboardingprocesser.
Beställa och avsluta hårdvara, mjukvara och behörigheter.
Beställa och distribuera arbetsmaterial såsom IT-utrustning, telefoner, möbler och passerkort.
Koordinera lokalrelaterade åtgärder, underhåll och beställningar.
Informera om, uppdatera och underhålla standarder och mallar.
Stödja kollegor i användning av system och affärsspråk.
Säkerställa enhetlig dokumenthantering.
Hålla dig uppdaterad i verksamhetsrelaterade system och säkerställa relevant utbildning.

Kvalifikationer

Vi söker dig som:

Har tidigare erfarenhet från en liknande administrativ roll.
Är proaktiv och har förmåga att identifiera vad som behöver göras samt ta initiativ till åtgärder.
Är en trygg kommunikatör med god samarbetsförmåga.
Är utåtriktad, strukturerad och välorganiserad.
Har mycket goda kunskaper i Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint och Excel).
Har erfarenhet av Microsoft Copilot och Planner.
Kommunicerar obehindrat på svenska och engelska, i tal och skrift.

Meriterande

Tidigare erfarenhet från liknande verksamhet.
Erfarenhet av verksamhetssystem, HR-system eller motsvarande.

Ansökan

Låter detta som ett uppdrag för dig? Då skall du såklart söka tjänsten via länken i annonsen. Urval och intervjuer sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.
Varmt välkommen med din ansökan!

Om Poolia

Poolia är ett rekryterings- och bemanningsföretag som ser till att individer och verksamheter i Sverige och Norden utvecklas och gör skillnad. Vi är experter på ekonomi, administration, HR och andra viktiga funktioner som får organisationer att fungera. Snabbhet, relevans och relationer präglar vårt arbetssätt – och i centrum står alltid människan.

Arbetslivet är i ständig förändring. Gamla behov förändras, nya kompetenser efterfrågas, och både företag och människor söker efter sin nästa riktning. Vägen dit är sällan spikrak – utan består ofta av en l labyrint av val, vägskäl och osäkerhet. Det är här Poolia kommer in. Sedan starten har vi haft ett uppdrag: att vara guiden genom den labyrinten. Att koppla samman företag med rätt kompetens, och människor med rätt uppdrag. Att göra arbetslivet bättre. För individen, för verksamheten och för samhället i stort. För oss handlar det inte om att fylla en tom stol. Vi vet att en riktigt bra matchning handlar om att människors erfarenheter och värderingar ska passa ihop med företagets behov och kultur. Vi lyssnar noga, ställer rätt frågor och vågar ifrågasätta. För vi tror inte på tur – vi tror på träffsäkerhet.

Administrativ assistent