Vill du arbeta i en administrativ och koordinerande roll där du får stötta verksamheten i det dagliga arbetet och bidra till välfungerande processer? Vi söker nu en administratör som vill bli en viktig del av ett engagerat team med ansvar för administration och koordinering genom hela uppdragslivscykeln.

Placering: Solna
Omfattning: Heltid
Typ av roll: Konsultuppdrag
Start: 2 November 2026
Uppdragets slutdatum: 30 Juni 2027

Om uppdraget

I rollen som administratör arbetar du med att stödja det dagliga arbetet kring hantering av externa resurser. Du ansvarar för administration, koordinering och uppföljning av olika processer samt säkerställer att information och dokumentation är korrekt och uppdaterad.

Du blir en del av ett team bestående av 11 kollegor fördelade på tre olika orter. Teamet arbetar nära tillsammans med fokus på samarbete, kunskapsdelning och ömsesidigt stöd över landsgränserna. Arbetet sker i en kombination av distansarbete och närvaro på kontoret två dagar per vecka.

Arbetsuppgifter

Administration och koordinering genom hela uppdragslivscykeln.
Säkerställa att data är uppdaterad och korrekt.
Skapa och hantera inköpsrekvisitioner (PR) och inköpsordrar (PO) i SAP.
Hantera förlängningar av uppdrag, budgetjusteringar och avtalsförändringar.
Genomföra datakvalitetsgranskningar och kontroller i Vendor Management System.
Följa upp godkännanden, signaturer och saknad dokumentation.
Samordna med chefer, leverantörer och interna intressenter för att säkerställa smidiga processer.
Säkerställa att definierade compliancekrav uppfylls samt att dokumentation är revisionssäkrad.
Skriva mötesprotokoll.
Medverka i och koordinera utvecklingsarbete inom verksamheten.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

Eftergymnasial utbildning.
Minst ett års relevant erfarenhet från en administrativ stödfunktion.
Erfarenhet av att skriva protokoll.
God vana av att arbeta i Office 365.
Erfarenhet av SAP.
Erfarenhet av Vendor Management System.
Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Personliga egenskaper

För att lyckas i rollen är du:

Noggrann.
Serviceinriktad.
Strukturerad.
Kommunikativ i både tal och skrift.
Van att arbeta i en föränderlig miljö med högt tempo.

Ansökan

Låter detta som ett uppdrag för dig? Då skall du såklart söka tjänsten via länken i annonsen. Urval och intervjuer sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.
Varmt välkommen med din ansökan!

Om Poolia

Poolia är ett rekryterings- och bemanningsföretag som ser till att individer och verksamheter i Sverige och Norden utvecklas och gör skillnad. Vi är experter på ekonomi, administration, HR och andra viktiga funktioner som får organisationer att fungera. Snabbhet, relevans och relationer präglar vårt arbetssätt – och i centrum står alltid människan.

Arbetslivet är i ständig förändring. Gamla behov förändras, nya kompetenser efterfrågas, och både företag och människor söker efter sin nästa riktning. Vägen dit är sällan spikrak – utan består ofta av en l labyrint av val, vägskäl och osäkerhet. Det är här Poolia kommer in. Sedan starten har vi haft ett uppdrag: att vara guiden genom den labyrinten. Att koppla samman företag med rätt kompetens, och människor med rätt uppdrag. Att göra arbetslivet bättre. För individen, för verksamheten och för samhället i stort. För oss handlar det inte om att fylla en tom stol. Vi vet att en riktigt bra matchning handlar om att människors erfarenheter och värderingar ska passa ihop med företagets behov och kultur. Vi lyssnar noga, ställer rätt frågor och vågar ifrågasätta. För vi tror inte på tur – vi tror på träffsäkerhet.

Administratör för konsultuppdrag i Stockholm